Cahier des charges ERP
Vous avez décidé d’implémenter un Enterprise Resource Planning pour optimiser le management de votre entreprise et améliorer sa performance ? Il est indispensable d’établir un cahier des charges ERP pour garantir la réussite d’un tel projet. De quoi s’agit-il exactement ? Quelles informations doit contenir ce guide ? Comment le créer ? Découvrez toutes les réponses dans cet article.
Téléchargez notre guide ERP
Qu'est-ce qu'un cahier des charges ERP ?
Comparatif des logiciels ERP
Trouvez l’ERP idéal pour votre entreprise en un clin d’œil ! Notre comparatif vous offre une analyse rapide des principales fonctionnalités, des prix et de la convivialité des logiciels ERP sur le marché. Prenez des décisions éclairées et propulsez votre entreprise vers l’efficacité et la croissance dès aujourd’hui !
Comment établir un cahier des charges ERP ?
Combien de temps faut-il pour rédiger un cahier des charges ERP solide ?
En tant qu'intégrateur ERP, voici le temps que nous estimons nécessaire pour rédiger un cahier des charges ERP
Préparation et collecte d'informations (1 à 2 semaines) :
Identifier les besoins et objectifs.
Consulter les parties prenantes.
Rédaction initiale (2 à 3 semaines) :
Définir les fonctionnalités et spécifications.
Élaborer les critères de sélection.
Révisions et validations (1 à 2 semaines) :
Réviser et intégrer les retours des parties prenantes.
Validation finale.
Appel d'offres et sélection (2 à 4 semaines) :
Envoyer le cahier des charges aux fournisseurs.
Évaluer et sélectionner les propositions.
Estimation totale
6 à 11 semaines (environ 1,5 à 2,5 mois).
Qui est chargé de rédiger le cahier des charges ERP ?
La rédaction d'un cahier des charges ERP implique généralement plusieurs parties prenantes, notamment :
- Le Département des Systèmes d'Information (DSI).
- Les départements métier (finance, logistique, RH, etc.).
- La direction générale ou des opérations.
- Des consultants externes si nécessaire.
- Les utilisateurs finaux.
Chacun contribue à identifier les besoins et objectifs spécifiques pour l'ERP. Une fois rédigé, le cahier des charges est validé et approuvé avant d'être transmis aux fournisseurs potentiels.
Pourquoi rédiger un cahier des charges ERP ?
Définition claire des besoins
Le cahier des charges permet d'identifier précisément les besoins et les objectifs de l'entreprise en termes de gestion des processus métier, des ressources humaines, financières, etc.
Communication des attentes
Il sert de document de référence pour communiquer de manière claire et précise les attentes de l'entreprise aux fournisseurs potentiels d'ERP.
Évaluation des solutions
En décrivant les fonctionnalités et les caractéristiques requises, le cahier des charges facilite l'évaluation et la comparaison des différentes solutions ERP disponibles sur le marché.
Base pour la négociation
Il constitue une base solide pour les négociations avec les fournisseurs, en permettant à l'entreprise de demander des clarifications et de négocier les termes et conditions du contrat.
Quels éléments doit-on retrouver dans un cahier des charges ERP ?
- Présentation de la structure et du plan
- Contexte actuel et besoins
- Buts et portée
- Prérequis fonctionnelles et techniques
- Configuration et interface
- Planification et budget
- Évaluation et contractualisation
- Une stratégie du changement en interne
Présentation de la structure et du plan
La première partie de votre Cahier des charges ERP doit être consacrée à la présentation de votre organisme. Indiquez le secteur dans lequel évolue votre structure et expliquez votre activité. Décrivez également les produits et/ou les prestations que vous proposez, votre marché et votre clientèle. Énumérez en outre les prestations qui constituent votre structure et leur fonction respective.
Contexte actuel et besoins
Dans la deuxième partie de votre CDC, commencez par détailler le SI (système d’information) existant, c’est-à-dire les différentes interfaces qui y sont déjà établis. Établissez ensuite le périmètre de prestation et fonctionnel ainsi que le périmètre structurel. Dans le détail, vous devez préciser :
- Vos attentes concernant les prestations de service ;
- Vos besoins en matière de features par métiers ;
- Les prestations concernés par l’utilisation
Buts et portée
La troisième partie sera d’une part consacrée aux objectifs : détaillez-y les buts que vous souhaitez atteindre. Il est préférable de fixer des objectifs SMART, c’est-à-dire spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis.
D’autre part, il est nécessaire d’aborder la portée. Dans cette partie de votre CDC, déterminez les processus couverts et les bénéfices attendus. Il s’avère en outre important de spécifier les risques liés à l’arrivée d’un tel système.
Prérequis fonctionnelles et techniques
La quatrième partie de votre CDC doit dans un premier temps être dédiée à vos prérequis fonctionnels. Détaillez les principales options auxquelles vous souhaitez accéder et mentionnez les flux à prendre en charge. Précisez aussi les modules et les capacités souhaités.
Dans un second temps, penchez-vous sur vos demandes techniques. Ces dernières peuvent par exemple porter sur la sécurité, l’interopérabilité, la facilité d’utilisation, la performance ou encore l’évolutivité. La spécification de vos prérequis fonctionnels et techniques vous évitera de vous retrouver avec une plateforme inadaptée.
Configuration et interface
Dans la cinquième partie, évoquez vos besoins spécifiques en termes de configuration. Il peut notamment s’agir de l’automatisation de workflows précis, de développements sur-mesure ou de la création d’applications particulières.
Par ailleurs, il est nécessaire d’y détailler vos prérequis en termes d’UX (user-expérience) et d’interface . Celles-ci doivent notamment être axées sur la convivialité et l’ergonomie.
Planification et budget
La planification et le budget sont des éléments qui jouent un rôle non négligeable dans la réussite de tout plan d’installation PGI. La sixième partie de votre CDC devra donc être constituée d’un plan d’installation. Il vous faudra y préciser entre autres les principales échéances à respecter dans le cadre de l’implémentation de la solution que vous aurez choisi.
Dans cette partie, le budget ERP estimé devra aussi être indiqué. Pour le calculer, prenez en compte le coût induit par l’éventuel achat de matériel, l’acquisition de licences, l’intégration, la formation et la maintenance. N’oubliez pas non plus d’inclure les dépenses cachées comme celles liées à la personnalisation, la migration des données ou encore les actualisations et les montées en version.
Évaluation et contractualisation
Il est indispensable de définir les critères d’évaluation des prestataires pour leur permettre de comprendre vos priorités et pouvoir les comparer sur une base identique et objective. Il peut par exemple s’agir de l’expertise, la pertinence de la plateforme proposée, la qualité de service, la méthodologie envisagée, le prix de la prestation, etc. Les critères d’évaluation que vous choisirez doivent être indiqués dans la septième partie de votre CDC.
Précisez-y par ailleurs les termes et les conditions du contrat avec les fournisseurs. Ceux-ci peuvent concerner le nombre de licences, le droit de contrôle des fournisseurs, la période de garantie de bon fonctionnement après l’installation, la durée du contrat, etc.
Une stratégie du changement en interne
Le déploiement d’un nouveau système bouleversera sans aucun doute les habitudes de travail de chacun. Cette situation risque de susciter des inquiétudes ou de la réticence chez les collaborateurs. Il est essentiel de définir une stratégie du changement en interne pour favoriser l’adoption de votre futur outil par ses principaux utilisateurs. Celle-ci peut consister à :
- Déployer des actions de communication pour informer les collaborateurs ;
- Expliquer les raisons qui ont motivé l’établissement d’un PGI ;
- Souligner les avantages pour les users
- Mettre en évidence les résultats attendus ;
- Fournir un accompagnement aux collaborateurs.
Nos conseils pour rédiger le cahier des charges ERP
Évaluez de manière impartiale vos systèmes actuels
Votre système actuel doit être décrit clairement et tel qu’il est. Détaillez ses forces, ses faiblesses et ses limites sans chercher à enjoliver la situation. Expliquez les problèmes que vous rencontrez et précisez ce qu’il vous manque. Mettez aussi en évidence les points qui nécessitent une amélioration.
Une évaluation objective de votre système actuel est indispensable pour faire ressortir vos besoins réels. Si vous vous voilez la face et refusez d’admettre l’existence de certains problèmes, vous risquez de choisir un logiciel qui ne correspond pas à votre réalité.
Définissez vos impératifs et vos priorités
Il est crucial de définir de façon détaillée vos demandes en matière de solution. Celles disponibles sur le marché sont aujourd’hui très nombreuses. Il est par conséquent possible que vous sélectionniez un Enterprise Ressource Planning qui ne convient pas à votre entreprise si vos demandes ne sont pas précises.
D’autre part, il est recommandé de classer vos besoins par ordre de priorité. Vous pourrez de cette manière identifier les PGI qui répondent à vos principales problématiques.
Sélectionnez un chef dédiée à la création du CDC
Consultez les futurs utilisateurs de l'ERP pour valider la pertinence de votre document
Recours aux conseils d'un partenaire comme Apogea et à l'accompagnement professionnel
Les erreurs à éviter dans le cahier des charges ERP
Ne pas écrire de cahier des charges pour son projet ERP
La première erreur à ne pas faire concernant un cahier des charges ERP est de ne pas en rédiger un. L’absence de cette pièce entraîne de multiples risques. Les incompréhensions et les malentendus en font partie. En effet, sans feuille de route, vos besoins sont susceptibles d’être mal interprétés par les prestataires.
Cette situation peut entraîner des retards dans la mise en œuvre de votre PGI, car si la prestation fournie ne vous satisfait pas, il sera nécessaire de procéder à des ajustements. Par ailleurs, sans CDC, vous ne pourrez pas prouver votre bonne foi en cas de litige avec un prestataire.
Manquer l'implication des services internes concernés
Les futurs cibles du PGI que vous prévoyez de déployer se trouvent au sein des services internes. Ne pas les impliquer dans votre projet ERP constitue une erreur. Il y a en effet de grandes chances que le logiciel sélectionné ne convienne pas ou ne soit pas adopté si leurs opinions et leurs besoins ne sont pas pris en compte.
Pour éviter que de telles situations se produisent, vous pouvez organiser des ateliers collaboratifs au cours desquels les souhaits de chacun seront examinés. Il s’avère judicieux de classer les impératifs selon qu’ils sont obligatoires ou facultatives pour raccourcir la liste y afférente.
Mélanger le cahier des charges et les spécifications fonctionnelles
Le CDC ne doit pas être confondu avec la fiche des spécifications fonctionnelles. Le premier recense ce que vous attendez d’un PGI. Il facilite la sélection d’un prestataire.
Pour sa part, la fiche des spécifications fonctionnelles est rédigée par le fournisseur. Elle décrit la manière dont les impératifs qui figurent dans le cahier des charges seront mises en œuvre. Pour établir la fiche des spécifications fonctionnelles, l’éditeur choisi passera au crible les flux et les exigences détaillés dans votre CDC au cours d’un atelier.
Donner trop ou pas assez de détails dans le document
Evitez de rédiger un fichier qui ne contient que très peu de détails. Une description superficielle multiplie les interrogations et favorise les malentendus. En somme, il est nécessaire de trouver le juste milieu : si vous ne devez pas être trop généraliste, il ne faut pas non plus vous perdre dans les détails superflus.
Ne pas consacrer assez de temps à la rédaction de cette pièce
Une autre erreur courante consiste à ne pas consacrer suffisamment de temps à l’étape de création. Plusieurs raisons peuvent expliquer cette situation :
- L’établissement du CDC n’est pas considéré comme une priorité, car son importance dans le choix du logiciel adéquat pour son entreprise n’est pas reconnue ;
- Les ressources allouées ne permettent pas de s’étaler sur le fait d’écrire ;
- L’expertise nécessaire à son élaboration fait défaut en interne.
