Depuis l’entrée en vigueur des lois de 2006 et de 2017, de nombreuses entreprises se tournent vers la dématérialisation de leurs fiches de paie. Cette activité présente de nombreux avantages, notamment celui de limiter les tâches chronophages et de réduire les dépenses de la structure.
Cependant, la législation réclame que les RH recourent à un système sécurisé pour archiver et consulter les fiches de paie électroniques. Pour répondre à cet impératif, les entreprises optent pour des logiciels de paie en ligne pourvus de coffre-fort numérique.
Le coffre-fort est indispensable au service RH
Le coffre-fort RH électronique permet de stocker et de protéger des documents dématérialisés : factures, contrats, brevets, relevés bancaires, documents financiers… Grâce à l’utilisation d’un coffre-fort numérique est vous sera possible de partager des fichiers avec d’autres utilisateurs.
Quels sont les avantages du coffre-fort numérique RH ?
La mise en place d’un coffre fort numérique représente de nombreux atouts pour le service RH d’une entreprise. Nous les détaillerons ci-dessous :
- Respect du cadre réglementaire via la distribution électronique des bulletins
- Sécurisation des données et des échanges avec le maintien de la confidentialité
- Réduction de la quantité de papier grâce à la conservation numérique des documents
- Gain de temps dans la communication des documents confidentiels et dans leur archivage
- Gain d'espace grâce au stockage numérique
Comment créer/activer mon coffre-fort RH ?
Aujourd’hui, il existe de nombreuses étapes à suivre pour créer son coffre-fort numérique. Les voici : se connecter dans un premier temps dans votre espace d’archivage électronique et de digitalisation des processus RH, puis une fois sur cette page, vous devez vous inscrire. Lorsque l’inscription sera finalisée vous recevrez un email de confirmation pour activer votre coffre fort numérique RH.
Son activation passe par la première connexion à votre espace personnel. Pour cela votre employeur doit vous envoyer une invitation pour qu’il vous communique vos identifiants de connexion ainsi qu’une code d’activation. Une fois que le compte est bien activé, le salarié peut commencer à recevoir, envoyer et stocker tous ses docuements administratifs en toute sécurité.
Quel niveau de sécurité de stockage dans un coffre-fort RH ?
Le coffre fort RH possède un haut niveau de sécurité pour la plupart des logiciels de gestion RH. Ce niveau de sécurité est essentiel pour éviter à l’entreprise de perdre de la donnée sensible à l’égard de leurs salariés.
Aujourd’hui les entreprises ont de plus en plus recourt à des coffres fort numérique pour ainsi gagner du temps et de l’espace physique de stockage. L’ensemble des documents stockés à l’intérieur sont gardé précieusement et ne possède aucun risque de perte de documents ou de données, c’est l’avantage du numérique.
Ainsi, elles se tournent davantage vers des solutions de types Pagga qui permettent d’éditer un bulletin directement sur l’interface pour ensuite l’intégrer directement dans le coffre fort RH : un gain de temps considérable pour le gestionnaire de paie. Plus besoin d’envoyer des mails ou d’imprimer les fiches de paies pour l’ensemble des salariés.
Coffre-fort RH et dématérialisation des bulletins de paie
Le coffre fort RH est une bonne alternative dans la protection des données sensibles de votre entreprise. Vous pouvez ainsi stocker plus facilement vos bulletins de manière 100% sécurisé.
Coffre-fort numérique : quelles obligations ?
L’obligation de l’employeur est de remettre à chacun de ses salariés une fiche de salaire mensuel, par défaut en format dématérialisé. Mais, la distribution des bulletins de paie papier est toujours possible dans certains cas.
Avec la dématérialisation des processus RH, l’employeur doit respecter plusieurs obligations légales liées à la protection des données personnelles :
- Une obligation de confidentialité : le bulletin électronique est à la discrétion du salarié
- Les documents doivent être délivrés dans les formats standards éligibles
- Les bulletins ne doivent pas être modifiable par le salarié
- L'employé doit notifier le service paie de la bonne réception du document
Utilisation du coffre-fort pour les bulletins de paie
Avec l’ensemble des obligations, l’utilisation d’un coffre-fort RH numérique devient pertinente pour la conservation des bulletins de paie d’une entreprise. Son utilisation pour les bulletins de paie représente de nombreux avantages à la fois pour l’employeur mais également pour les salariés. Voici notre liste :
- Une diminution de papier utilisé
- Distribution plus simple, rapide et économe
- Amélioration de la conservation et de la sécurisation des documents.
Son utilisation pour les bulletins de paie possède également de nombreux atouts pour les salariés :
- Meilleur stockage des documents personnels
- Meilleure accessibilité des documents
- Amélioration de l'archivage et de la sécurisation des documents
Durée de conservation des bulletins de paie dans un coffre-fort numérique
Le décret de la loi du travail impose à chaque entreprise deux durées de mise à disposition des bulletins de paie électronique. Vous avez donc le choix entre :
- 50 ans
- ou jusqu'à l'âge maximal du départ en retraite augmenté de 6 ans, soit 75 ans. Les salarié pouvant, s'ils le souhaitent, rester en poste entre 65 et 69 ans en accord avec l'employeur. Cela doit être mis à l'écrit pour officialiser cette décision.
De plus, la loi vous impose de vous prononcer sur une durée garantie de conservation des BPE. Cette garantie est limité à 5 ans pour l’entreprise, et ne doit en aucun cas être confondue avec le délai de conservation des bulletins de salaires.
Quel est le meilleur coffre-fort numérique RH ?
Apogea, intégrateur de logiciels de gestion, propose aux entreprises deux outils RH pour la dématérialisation des fiches de paie et pourvus de coffre-fort numérique : Sage Dématérialisation RH et Pagga.
Sage dématérialisation RH, pour une gestion RH optimisée
Sage Dématérialisation RH est un logiciel polyvalent utilisé aussi bien pour la gestion RH que pour la numérisation des bulletins de paie. Pratique et facile à utiliser, il assure la conformité des documents par rapport à la législation (normes AFNOR et compatibilité avec système CPA). Cet outil inclut un coffre-fort numérique sécurisé auquel chaque collaborateur peut accéder via un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Il permet d’archiver près de 10 Go de données personnelles pour une période de 50 ans.
Sage Dématérialisation RH peut aussi être utilisé pour dématérialiser les fiches de paie ainsi que les divers dossiers et processus RH. Il se charge également de la mise en forme de la distribution du bulletin de paie vers les destinataires.
Les logiciels Pagga pour la gestion des bulletins de paie électronique
Le logiciel Pagga édité par Lucca, quant à lui, est entièrement axé sur la gestion des fiches de paie électroniques. De la saisie à l’expédition des fichiers en passant par leur traitement et leur mise en forme par rapport à la législation, il se charge automatiquement de toutes les tâches afin de faire gagner du temps aux RH.
Profitant d’une fonction coffre-fort numérique, cet outil permet d’archiver toutes les fiches de paie dans un espace protégé et accessible à tout instant grâce aux différents terminaux. Avec Pagga, les bulletins sont envoyés en seulement dix minutes. Pour ceux qui souhaitent recevoir un document papier, le logiciel est doté d’une fonction pour l’imprimer et le livrer..