Dans le cadre de la réforme de la facture électronique, les opérateurs de dématérialisation jouent un rôle crucial. Ces acteurs spécialisés s’inscrivent au cœur de la transition vers des processus administratifs plus efficaces et écologiquement durables. En simplifiant la gestion des documents et en favorisant l’adoption généralisée de la facturation électronique, les opérateurs de dématérialisation offrent des solutions innovantes aux entreprises et aux administrations.
Opérateur de dématérialisation & facturation électronique 2024
La catégorisation d’un opérateur de dématérialisation, également désigné par l’acronyme OD, se positionne comme l’un des éléments centraux de la récente législation sur la facturation électronique et la déclaration électronique. Ces entités représentent des solutions de pré-comptabilité ou de facturation, offrant la capacité d’émettre, d’envoyer et de recevoir des factures sous forme électronique.
Comment fonctionne un opérateur de dématérialisation ?
Pour appréhender le fonctionnement d’un opérateur de dématérialisation, également connu sous le nom de prestataire de dématérialisation, il est essentiel de comprendre le schéma en Y qui interconnecte les divers acteurs impliqués dans le processus de facturation électronique.
Il est important de noter que, bien qu’un opérateur de dématérialisation puisse agir au nom et pour le compte d’une entreprise, muni d’un mandat dûment établi, il existe certaines limitations à prendre en considération :
- Il ne peut pas transmettre directement les factures électroniques et les données du cycle de vie à leurs destinataires
- Il n'a pas la capacité de mettre à jour l'annuaire central ;
- Il ne détient pas d'immatriculation et ne remplace donc pas le rôle d'une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ;
- Il n'est pas autonome et doit obligatoirement être connecté soit à une PDP, soit au Portail Public de Facturation (PPF).
Opérateur de dématérialisation : qui est concerné par la dématérialisation des factures ?
À partir de 2024*, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA, qu’elles soient de grande taille ou micro-entreprises, seront tenues de dématérialiser leurs factures et d’accepter les factures électroniques. Ainsi, quelle que soit leur envergure ou leur domaine d’activité, toutes les entités seront concernées par l’e-invoicing et l’e-reporting.
Cette réforme vise à lutter contre la fraude à la TVA en imposant aux entreprises de pré-déclarer leurs taxes. Au sein de votre entreprise, cela signifie que non seulement les départements des “Achats” et de la “Facturation” seront impliqués dans la dématérialisation des opérations comptables, mais également la Direction Générale ainsi que les services financiers et juridiques.
*Suite à l’annonce du 28 juillet 2023 indiquant le report de la réforme, les détails et le nouveau calendrier seront confirmés ultérieurement.
Comment choisir son opérateur de dématérialisation ?
La principale fonction d’un opérateur de dématérialisation (OD) consiste à fournir des alternatives complémentaires aux plateformes de dématérialisation (PDP ou PPF). Plusieurs critères doivent donc être pris en considération pour choisir la solution qui convient le mieux aux besoins de votre entreprise. Un opérateur de dématérialisation efficace doit :
- Répondre à l’ensemble des besoins en dématérialisation de votre entreprise
- Offrir un bon rapport qualité/prix au regard des services proposés et de l’ergonomie de l’interface
- Être compatible avec votre système et vos solutions informatiques existantes et notamment sa capacité à échanger avec la PDP que vous avez retenu
Quels sont les avantages de choisir un opérateur de dématérialisation ?
Dans cette partie, nous examinerons en détail les multiples avantages qu’offre le choix d’un opérateur de dématérialisation. De la saisie automatisée des dépenses à l’optimisation de la gestion commerciale, nous explorerons comment les opérateurs de dématérialisation peuvent transformer les processus en interne.
Avantage n°1 : la saisie automatisée des dépenses
Choisir un opérateur de dématérialisation présente l’avantage significatif de permettre la saisie automatisée des dépenses.
Grâce à des technologies avancées telles que la reconnaissance optique de caractères et l’intelligence artificielle, ces systèmes peuvent extraire les données pertinentes des factures et des documents comptables avec une précision impressionnante. Voici quelques avantages :
- Automatisation réduit considérablement la charge de travail manuel pour les équipes comptables.
- Les erreurs humaines sont minimisées, améliorant ainsi la précision des données comptables
- La gestion des finances est plus efficace, offrant une meilleure visibilité sur les dépenses de l'entreprise
En conséquence, les entreprises bénéficient d’une gestion plus efficace des finances, d’une meilleure visibilité sur leurs dépenses et d’une optimisation des ressources humaines pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Avantage n°2 : Le paiement des factures d’achat & la connexion au compte bancaire
L’un des atouts majeurs offerts par un opérateur de dématérialisation est la facilité de paiement des factures d’achat et la connexion directe au compte bancaire de l’entreprise. Voici quelques avantages qui faciliteront votre quotidien en entreprise :
- Gestion centralisée et sécurisée des paiements, offrant ainsi un contrôle accru sur les flux financiers.
- La connexion directe au compte bancaire offre une transparence totale sur les flux de trésorerie
- Facilité d'accès aux données financières permet aux entreprises de prendre des décisions plus éclairées
De plus, cette connexion directe au compte bancaire offre une transparence totale sur les flux de trésorerie, permettant aux entreprises de mieux anticiper leurs besoins financiers et de prendre des décisions plus éclairées.
Avantage n°3 : Opérateur de dématérialisation : la gestion commerciale
Un autre avantage clé de choisir un opérateur de dématérialisation réside dans sa capacité à rationaliser la gestion commerciale globale de l’entreprise. Ces plateformes fournissent souvent des fonctionnalités intégrées : pour la gestion des stocks, la facturation électronique, et la gestion des commandes, offrant ainsi une solution complète pour les opérations commerciales. Voici quelques avantages en ce qui concerne la gestion commerciale de votre entreprise :
- Favorise une communication transparente et une collaboration accrue pour atteindre les objectifs commerciaux.
- La facturation électronique facilitée par ces plateformes permet des transactions rapides et sécurisées, tout en réduisant la consommation de papier et les coûts d'envoi
- La centralisation des données commerciales dans un seul système facilite l'accès à l'information et renforce la cohérence des données à travers l'ensemble de l'organisation.
En consolidant toutes ces fonctions au sein d’un seul système, les entreprises peuvent simplifier leurs processus, réduire les coûts administratifs et améliorer leur efficacité opérationnelle. De plus, une gestion commerciale intégrée permet une meilleure coordination entre les différents départements de l’entreprise, favorisant ainsi une communication transparente et une collaboration accrue pour atteindre les objectifs commerciaux.
Opérateur de dématérialisation, PDP, PPF : quelles différences ?
Dans le cadre de la transition vers la facturation électronique, plusieurs acteurs interviennent pour faciliter la dématérialisation des processus administratifs. Parmi eux, les Opérateurs de Dématérialisation (OD), les Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP) et le Portail Public de Facturation (PPF) jouent des rôles distincts mais complémentaires.
Zoom sur un opérateur de dématérialisation (OD)
Un opérateur de dématérialisation (OD) est une entité proposant des services liés à la création, au traitement et à la conversion des factures vers un format électronique.
En tant qu’intermédiaire, l’opérateur de dématérialisation facilite les échanges entre votre entreprise et les plateformes de dématérialisation exigées par la réforme, telles que le Portail Public de Facturation ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire. Il convient de noter que l’OD ne se substitue pas à ces plateformes, mais opère en complément.
Il est important de souligner que les opérateurs de dématérialisation ne sont pas enregistrés auprès de l’administration fiscale et ne bénéficient donc pas de sa reconnaissance officielle.
Zoom sur les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) remplira diverses fonctions essentielles :
- Elle facilitera l'émission, la transmission et la réception des factures, du fournisseur à l'acheteur
- Elle assurera la transmission des données au Portail Public de Facturation (PPF), telles que le montant hors taxes et toutes taxes comprises de l'opération, les taux de TVA, ainsi que l'identification de l'émetteur et du destinataire, entre autres.
- Elle permettra également la transmission des données de paiement pour toutes les transactions.
Pour assumer le rôle de PDP, les prestataires de services doivent s’enregistrer auprès de la DGFIP pour une durée de 3 ans renouvelable et effectuer certains audits. Seules les PDP et le PPF seront en mesure d’envoyer les factures et les données de facturation à l’administration fiscale.
Zoom sur le Portail Public de Facturation (PPF)
Le Portail Public de Facturation (PPF), anciennement connu sous le nom de Chorus Pro, est une plateforme bien établie utilisée gratuitement par le secteur public et ses partenaires pour la dématérialisation de leurs factures.
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, cette plateforme assumera plusieurs fonctions clés, notamment :
- La transmission des données de facturation à l'administration fiscale.
- La saisie, le dépôt, la transmission et la réception des factures électroniques.
- La fourniture d'informations sur le statut des paiements.
- La gestion de l'annuaire des entreprises, un registre centralisé géré par l'Agence pour l'Informatique Financière de l'État (AIFE) contenant toutes les données d'identification des entreprises
Le PPF a l’avantage d’être gratuit pour les entreprises. De plus, il est au cœur de nouvelle réglementation légale de la facturation dématérialisée. En effet, il a pour mission d’assurer l’administration de l’annuaire.